Les dîners d’affaires, c’est des occasions uniques qui permettent de créer et de renforcer des liens, d’échanger des idées et parfois même de conclure des accords importants. Bordeaux, avec son ambiance élégante et sa gastronomie réputée, se classe parmi les meilleures destinations où vous pouvez réussir ce type d’évènement. Mais pour que tout se passe bien, il faut une bonne organisation. Voici comment vous pouvez réussir votre soirée.
Définir les objectifs du dîner d’affaires et fixer son budget
Les dîners d’affaires peuvent se tenir pour diverses raisons, et toutes les rencontres professionnelles n’ont pas le même but. Ainsi, avant de commencer l’organisation de votre évènement, si vous n’en êtes pas l’instigateur, prenez le temps de comprendre pourquoi vous le faites.
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Dans certains cas, le dîner d’affaires est un évènement convivial entre collaborateurs, et vise à renforcer la cohésion d’équipe. Parfois, c’est un dîner qui porte sur le lancement d’un produit spécifique, et donc qui est organisé pour marquer cet évènement spécial. Mais dans des cas plus importants, le dîner d’affaires est une soirée qui cible la conclusion d’un contrat de partenariat ou le développement de son réseau professionnel.
Connaître l’objectif du dîner est important, dans le sens où cela vous permet de mieux vous préparer et d’organiser une soirée parfaitement adaptée au thème de la rencontre. À savoir qu’un dîner où l’on fête une réussite sera différent d’un dîner où l’on discute de chiffres et de stratégies ou d’un dîner où l’on mène des négociations poussées. Ces détails relatifs à l’objectif de la soirée vont avoir une influence notable sur tout le, du choix du lieu jusqu’au choix du menu.
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Le budget pour un dîner d’affaires réussi
Une fois que vous en savez plus sur l’objectif du dîner, c’est le moment de vous concentrer sur les questions liées au budget. Ici, le budget peut être fixé à l’avance par estimation, en tenant compte du nombre de participants au dîner et du prix moyen des plats à consommer. Mais il importe de garder à l’esprit que le budget d’un dîner d’affaires qui réussit ne doit pas être trop serré.
Si vous êtes le patron de la boîte, trop serrer votre budget donnera l’impression que vous êtes avare, et ça n’améliore pas votre image. Dans le même temps, vous devez éviter de prévoir un budget trop exagéré, puisqu’en fin de compte, ce n’est qu’une soirée, et il serait dommage de vous ruiner. Prévoyez des dépenses raisonnables, qui ne s’affaiblissent pas financièrement votre entreprise, mais qui permettent tout de même de marquer l’esprit de vos convives de manière positive.
Trouver le bon restaurant pour votre dîner d’affaires
Le choix du restaurant est, comme vous pouvez vous en douter, l’un des facteurs les plus pertinents dans le succès de votre évènement professionnel. À Bordeaux, ce n’est pas les cadres propices pour dîner qui manquent, mais il faut savoir que toutes les destinations ne sont pas forcément adéquates pour un dîner d’affaires. Dans votre cas, l’idéal est de trouver un établissement calme et confortable, avec une ambiance professionnelle, mais détendue. S’il offre des espaces privés où vous pourrez discuter sans être dérangé, c’est encore mieux.
En outre, vous cherchez une adresse qui accueille facilement des groupes, un restaurant groupe bordeaux pourrait répondre à vos attentes. Ce type d’établissement offre un cadre chaleureux et des services adaptés pour des repas de groupe. Il accueille aussi une grande variété de clientèle professionnelle, ce qui prouve, d’une certaine manière, la qualité du service. De plus, un restaurant de groupe à Bordeaux, comme le Boucherie Restaurant, est un établissement ouvert autant en journée qu’aux heures de dîner, à savoir de 19 à 22 h.
Par ailleurs, il ne faut pas oublier de vous renseigner sur les préférences alimentaires de vos invités ainsi que sur le menu proposé par le restaurant. Il ne faudrait pas que certains aient des besoins alimentaires spécifiques que le restaurant ne soit pas en mesure de satisfaire.
Visiter le restaurant où va se tenir votre dîner d’affaires à Bordeaux
Rien de tel qu’une visite sur les lieux de votre évènement pour mieux en cerner les réalités et pour éviter toute mauvaise surprise. Après avoir ciblé votre restaurant, cherchez un créneau dans votre agenda pour le visiter avant le grand jour. On n’est jamais trop prudent, et il est possible que certaines informations ou images vues en ligne ne soient pas conformes à la réalité.
En vous rendant sur les lieux, à l’avance, vous pourrez mieux appréhender l’ambiance qui y règne et déterminer si c’est ce qu’il faut pour votre dîner professionnel. Cette visite sera aussi l’occasion de rencontrer le manager de l’établissement et de négocier, face à face, les tarifs du dîner pour essayer d’avoir un meilleur prix, au besoin. Et ce n’est pas tout ! Pendant la visite, vous pouvez même dénicher les meilleures places pour votre dîner professionnel et les réserver pour la date et l’heure de l’évènement.
Choisissez les plats à déguster pour votre dîner d’affaires
Vous allez, à présent, être confronté à une situation un peu particulière : celle de choisir les repas que vos invités et vous allez déguster au dîner d’affaires. En effet, il faut comprendre que le choix du menu, lorsque vous avez des invités, ne dépendra pas de vous, mais bien sûr de ces invités. Et même si la gastronomie est l’un des points forts de Bordeaux, il est tout de même important de sélectionner un menu qui plaira à tout le monde.
Vous pouvez choisir de vous renseigner sur les préférences de chacun avant le jour J, auquel cas, le restaurant devra se conformer à chacune de ces préférences. Vous pouvez, s’il le faut, envoyer la carte de menus à chaque invité afin que chacun puisse y choisir le plat qu’il préfère. Cependant, cette démarche manque de professionnalisme, en particulier si le dîner d’affaires ne s’organise pas pour les membres de votre entreprise et collaborateurs de tous les jours.
Si vous recevez des partenaires, pensez à commander plutôt des plats principaux qui mettent en valeur les spécialités du restaurant et qui plairont au plus grand nombre. Ensuite, pensez également à inclure des options variées pour satisfaire tous les goûts. Vous pouvez aussi opter pour un buffet avec plusieurs repas au choix. Ces solutions restent les meilleures quand on ne sait pas ce que préfèrent les invités. Et pour finir, ne manquez pas de réserver de bons vins locaux, de préférence avec et sans alcool, afin que chacun puisse en profiter selon ses préférences.
Quelques détails pratiques et logistiques à considérer
L’organisation d’un bon dîner d’affaires ne s’arrête pas au choix du restaurant et du menu. Si cet évènement doit durer environ deux heures, vous devez veiller à ce que chaque seconde soit utilisée à bon escient. Il ne faudra pas qu’un imprévu vienne vous retarder ou que des distractions inutiles finissent pas vous empêcher de profiter pleinement de votre soirée.
Tout d’abord, vous devez faire en sorte que tous les participants connaissent l’adresse exacte du restaurant. Aussi, vous devez vous assurer que le restaurant est accessible via des transports en commun. Cela peut être utile, au cas où il y aurait des invités qui ne possèdent pas un moyen de transport personnel. Et si certains de vos invités viennent de loin et disposent de véhicules, pensez à rechercher les options de parking disponibles pour leur éviter des tracasseries de dernière minute.
Par ailleurs, il est aussi important que vous rappeliez, à chaque participant, l’heure et les coordonnées du lieu, avant le jour de l’évènement. Ça leur permettra de garder le programme à l’esprit et de ne pas se laisser surprendre en cas d’oubli.
Et plus important encore, n’oubliez pas de confirmer votre réservation au restaurant et de vérifier les moindres détails. Confirmez le nombre exact de participants et assurez-vous que le personnel est informé des besoins spécifiques liés à votre évènement. Toutes ces précautions sont indispensables, puisqu’elles vous permettent de vous de faire fi de tout malentendu et de faire de votre dîner d’affaires une franche réussite.
Pendant et après le dîner : les bonnes pratiques
C’est le grand jour ! Rien n’a été laissé au hasard, les préparatifs se sont déroulés comme vous le souhaitez. À présent, il vous incombe, en tant qu’hôte, de veiller à ce que la soirée se déroule dans la meilleure ambiance possible. Vous êtes évidemment tenu d’être sur les lieux avant vos invités afin de les accueillir, si nécessaire.
Engagez la conversation, détendez l’atmosphère afin de rendre la rencontre moins formelle. S’il y a des gens qui ne se connaissent pas autour de la table, présentez-les l’un à l’autre pour créer un sentiment de familiarité. Pendant le dîner, écoutez attentivement vos interlocuteurs et évitez de monopoliser la parole. Intéressez-vous à ce que chacun dit, et vous pourrez ainsi maintenir un certain équilibre dans la discussion. Il ne faudrait pas que certains se sentent mis à l’écart ou minimisés, vous vous devez de traiter chaque invité à votre table avec respect.
Aussi, soyez ouvert et serviable, même si ce sont vos collaborateurs et que vous êtes leur patron. Et lorsque c’est le moment de clôturer le repas, ne manquez pas de remercier vos convives pour leur présence. S’il y a eu des accords, c’est aussi utile de les récapituler à la fin du dîner d’affaires pour que chacun puisse être sur la même longueur d’onde. Vous pouvez aussi laisser des cadeaux à vos invités pour la route, comme du vin qu’ils pourront déguster en famille par exemple.
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